Az e-számla olyan dokumentum, amely elektronikus formában kerül kiállításra és befogadásra. Követelmény, hogy az e-számla eredete hiteles legyen, a tartalma pedig sértetlen és mindemellett fontos, hogy olvasható legyen.
Elektronikus számlázás online számlázó programmal
Online számlázó programmal állítható ki e-számla. Azonban arra ügyelni kell, hogy nem minden program alkalmas hiteles e-számla kiállítására. Váltás esetén ezt mindenképpen ellenőrizni kell. Fontos, hogy az e-számla csak elektronikus adatként tárolható, nem kell kinyomtatni. Ennek köszönhetően jelentős nyomtatási és postázási költség takarítható meg.
Az e-számlának ugyanazokat az adatokat kell tartalmaznia, mint a hagyományos változatnak. Melyek ezek? A számla sorszáma, a számla kiállítójának neve, címe és adószáma, valamint a vevő neve, adószáma és címe. Mindemellett fel kell tüntetni a számla keltét, az értékesített termék vagy szolgáltatás megnevezését, mennyiségét és egységárát, valamint a számla összértékét és az áfát százalékban és értékkel is kifejezve.
Milyen előnyei vannak az elektronikus számlázásnak?
Az e-számlák rengeteg energiát, helyet és pénzt spórolnak. Segítségükkel hatékonyabbá és gyorsabbá tehető az adminisztráció. Költséghatékonyak, hiszen nem kell kinyomtatni és postára adni az e-számlákat, egyszerűen továbbíthatóak e-mailben és folyamatosan nyomon követhető a státuszuk. Bármikor továbbíthatóak elektronikusan a könyvelőnek, sőt hozzáférés is adható a számlákhoz.
Hogyan kell eljuttatni az e-számlát az ügyfélnek? Erre nincs jogszabály. A továbbítás legegyszerűbben e-mailben történhet, de pendrive-on vagy más adathordozón is átadható a számla. Ha megbízható online számlázó programot keresel, ismerkedj meg a Billingo rendszerével!
Miért fontos az időbélyeg és a digitális aláírás?
Az időbélyeg egy digitális dátumbélyegző, mely pontosan megmutatja a számla kiállításának dátumát. Ennek segítségével egyszerűen ellenőrizhető, hogy ki, kinek és mikor állította ki a számlát. Mindemellett az eredet hitelessége is fontos, melyben a digitális aláírás segít.
A digitális aláírás azt igazolja, hogy a számla tényleg attól a személytől származik, aki kibocsátóként van feltüntetve. Szóval hitelesen azonosítja a számla aláíróját. Amennyiben a számlán elektronikus aláírás és időbélyeg is szerepel, akkor egyértelműen bizonyítható, hogy a bizonylatot ki és mikor állította ki.
